Il Garante per la protezione dei dati personali torna ad occuparsi delle mail aziendali, dichiarando illecita la condotta del datore di lavoro che, dopo la cessazione del rapporto, non disattiva l’account di posta aziendale assegnato all’ex dipendente e accede alla casella di posta dello stesso (Provvedimento n. 216 del 04/12/2019).

Il dipendente conserva, quindi, il diritto alla tutela della riservatezza anche una volta divenuto ‘ex’?

Sì, perché le mail consentono di conoscere informazioni personali del soggetto, anche soltanto attraverso la consultazione dei c.d. dati esterni delle comunicazioni (data, ora, oggetto, nominativi di mittenti e destinatari).

Dunque, prima regola per il datore di lavoro dopo la cessazione del rapporto è rimuovere l’account di posta elettronica aziendale, che sia riconducibile a persona identificata o identificabile, in un lasso temporale ragionevole rispetto ai tempi tecnici necessari, con conseguente inoltro automatico da parte del provider del messaggio di mancato recapito delle comunicazioni in arrivo.

È lecita la prassi di reindirizzare automaticamente verso altro account aziendale

i messaggi in arrivo sull’account disattivato?

Il Garante dice di no.

Il datore di lavoro, oltre ad informare i terzi della disattivazione della casella, può soltanto fornire indirizzi alternativi a cui reinoltrare le comunicazioni.

Facciamo un passo in più: il datore di lavoro potrebbe avere bisogno di avere la disponibilità di mail inviate o ricevute dall’ex dipendente durante il rapporto.

Occorre ribadire che l’accesso alla casella di posta dell’ex dipendente non è giustificato dalla semplice esigenza del datore di lavoro di conoscere informazioni necessarie alla gestione della propria attività d’impresa.

Per accedere alla casella il datore di lavoro deve avere adottato specifiche misure tecnologiche ed organizzative e delle stesse deve avere dato dettagliata informativa ai dipendenti interessati.

Si conferma, dunque, la indispensabilità dell’informativa nella forma del regolamento aziendale o policy.

ATTENZIONE: è irrilevante l’esistenza di una prassi, pur se rispettata e condivisa nei fatti dai dipendenti.